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資訊局

業務職掌

秘書室

 

秘書室員工業務職掌
秘書室(17人):文書、檔案、出納、總務、財產之管理,研考業務及不屬於其他各單位事項。
職稱 預 算
員額數
工 作 項 目 聯絡電話
主任
簡淑賢
1
  1. 綜理室務
  2. 審核文稿或撰擬重要文案
  3. 出席或主持會議
  4. 研考一條鞭代理人
  5. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8502
陳科員 1
  1. 局務會議資料彙整、會議紀錄簽辦公告
  2. 市長室會議列管案件、市政會議裁示事項及晨會、局務會議裁示事項列管追蹤
  3. 議會施政報告、本局工作報告及本局官網施政成果報告
  4. 精實管理、政府服務獎、創意提案等提升服務品質業務
  5. 策略地圖、市政白皮書成果及進度提報、市政會議提案、員工滿意度調查報告
  6. 配合研考會及其他局處填報研究計畫列管案辦理情形、監察委員蒞府巡察相關案件
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8595
劉科員 1
  1. 辦理系統發展組公告金額以上採購招標(提報採購巨額效益分析)、驗收及履約爭議案件、秘書室10萬元以上採購業務及履約管理、專案管理系統管理
  2. 辦理推薦人員為「政府採購評選委員會專家學者建議名單」相關事宜
  3. 綠色採購業務管理
  4. 每月填報臺北市政府公共工程督導會報線上填報系統
  5. 辦理主秘會報相關事宜
  6. 本局知識管理平台管理及窗口、FAQ資料庫更新事項
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8565
楊科員 1
  1. 辦理綜合企劃組及應用服務組公告金額以上採購招標(提報採購巨額效益分析)、驗收及履約爭議案件
  2. 辦理採購法令解釋、修訂、各項調查等綜合性業務
  3. 本府發包中心綜合事項
  4. 各類採購表單、範本更新及內控修訂
  5. 機關採購工作及審查小組相關事宜
  6. 議會採購資料索取回復
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8590
李辦事員 1
  1. 辦理設備網路組公告金額以上採購招標(提報採購巨額效益分析)、驗收及履約爭議案件
  2. 優先採購身心障礙福利機構團體生產物品及服務案件管理
  3. 採購相關之教育訓練調訓
  4. 辦理出版品相關作業及因公出國相關事項
  5. 辦理關懷小組爭議案件組相關業務
  6. 電話禮貌測試相關事項
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8597
黃辦事員 1
  1. 辦理本機關各項收、付款及支出收回作業;各項公用事業費款之繳款、撥補作業;零用金付款案之造冊、撥補作業;辦理機關收入憑證管理事宜
  2. 辦理員工(非員工)各類所得資料登錄及本局各類所得稅扣繳憑單網路申報作業
  3. 辦理公庫帳戶更換印鑑申請作業/支付作業電子簽章簽證人員更換申請作業
  4. 辦理現金出納日報表及各項出納備查簿登錄事宜
  5. 每月製作本局使用收入憑證月報表、保管品月報表、公庫存款差額解釋月報表
  6. 簽報機關勞、健保費與單位補充保費、聘/僱人員離職儲金繳納事宜
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8591
彭書記 1
  1. 每日各類公文稽催、文書研考(含各類公文稽催各項公文月報表、修訂檢核計畫、文書講習、提報逾期公文調卷分析、配合文書檢核、配合研考會不定期檢討專案申請案件、配合辦理公文流程簡化及減章作業、電子節能減紙績效等)
  2. 議會模擬題彙整及質詢案件列管
  3. 協助檔案管理
  4. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8594
書記
(待補)
1
  1. 訂定及執行檔案年度計畫、作業期程及分工辦理檔案管理事項(含目錄彙送)
  2. 檔案點收、立案編目、掃描儲存、檢調、檔案整理、立卷、上架及庫房環境維護、檔案清理及銷毀等例行工作
  3. 檔案管理作業內部稽核及績效評量、永久保存檔案執行成效
  4. 機密檔案相關作業及查核(機密檔案清查暨解降密檢討、密件檔案檢調、機密案件點收、編目、檔案整卷上架、入庫保管)
  5. 本局「檔案分類表及案名保存年限對照表」檢討或檔案分類及保存年限區分表函報審查
  6. 檔案移轉(交)作業及應用服務
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8594
約僱人員
蔡小姐
1
  1. 財產及物品管理
  2. 辦理本局環境教育業務
  3. 辦理本局辦公處所管理及員工宿舍申請
  4. 本局公務手機管理
  5. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8593
約僱人員
張先生
1
  1. 綜合企劃組、系統發展組採購查驗付款會辦案件
  2. 綜合企劃組、系統發展組未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購招標
  3. 各組室及長官室小額採購
  4. 車輛管理
  5. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉1094
約僱人員
蘇先生
1
  1. 設備網路組、應用服務組採購查驗付款會辦案件
  2. 設備網路組、應用服務組未達公告金額而逾公告金額十分之一之採購招標
  3. 影印機採購及管理
  4. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉2886
駕駛
林先生
1
  1. 首長車駕駛
  2. 議會期間本局緊急公文傳送至議會請長官批示
  3. 辦理本局安全管理事項
  4. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉1073
駕駛
吳先生
1
  1. 公務車駕駛
  2. 辦理本局水電通訊修繕
  3. 菸害防制自主管理及每月填報節能及菸害防制自主檢查表
  4. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉3281
技工
黃先生
1
  1. 辦理本局公文傳送業務
  2. 事務機器管理、會議室管理(含會議物品借用管理) 及行動辦公室管理窗口
  3. 辦公室綠美化、環境佈置與清潔衛生管理事項
  4. 辦公室做環保、資源回收
  5. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8594
工友
鄞小姐
1
  1. 辦理各類公文發文及繕校業務
  2. 單一陳情案件收分文窗口、本局紙本及傳真收文
  3. 辦理機關公文流程品管作業(公文處理錯誤、退文疑異、文書處理相關問題諮詢)
  4. 彙製各類收、發文報表
  5. 辦理機關印信管理
  6. 各項公文書、證明書、申請書、契約書等之機關關防用印作業
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉1094
工友
許小姐
1
  1. 本局公文總收、分文
  2. 協助檔案管理
  3. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉8592
工友
陳小姐
1
  1. 支援長官室事務工作、
  2. 公文交換、協助會議室管理
  3. 本局文具領用及物品借用、協助物品管理
  4. 辦理小額物品採購
  5. 更新本局電話表、製作本局新進人員座位名牌及廠商工作識別證
  6. 填報本局辦公室巡檢紀錄表
  7. 其他臨時交辦事項
27208889或1999轉1092